Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Dr. Ludwig Englbrecht
Sandstr. 3
93107 Thalmassing
Deutschland
E-Mail: info@altebriefe.de
2. Hosting
Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zweck des Betriebs unserer Website einsetzen.
Hierbei verarbeiten wir bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Nutzern auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 28 DSGVO.
Unser Hostinganbieter ist:
server4you GmbH
Hessen-Homburg-Platz 1
63452 Hanau
Deutschland
Die Serverstandorte befinden sich nach Angaben des Anbieters in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, derzeit insbesondere in Deutschland und Frankreich.
Auf den bei server4you gehosteten Systemen können insbesondere die für den Betrieb der Website erforderlichen Daten, Kundenkontodaten, Guthaben- und Nutzungsdaten sowie gespeicherte Ergebnisse verarbeitet werden. Dazu können auch Ergebnisbilder, Vorschaubilder, Transkriptionen, Zusammenfassungen und sonstige erzeugte Ergebnisse gehören, die dem Nutzer nach einem KI-Scan angezeigt oder in seinem Kundenkonto bereitgestellt werden.
3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
a) Nutzung der Website
Bei der Nutzung unserer Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Nutzung. Dies ist technisch erforderlich, um die Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
b) Kundenkonto und Registrierung
Für die Nutzung des kostenpflichtigen Bereichs kann die Erstellung eines Kundenkontos erforderlich sein.
Bei der Registrierung und Verwaltung eines Kundenkontos verarbeiten wir insbesondere die E-Mail-Adresse, den Namen, soweit angegeben, Login-Daten, Informationen zum Kundenkonto, erworbenes und verbrauchtes Guthaben, Bestell- und Zahlungsstatus sowie gespeicherte Ergebnisse, soweit diese im Kundenkonto bereitgestellt werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Verwaltung des Kundenkontos, zur Bereitstellung der gebuchten Leistungen, zur Verwaltung von Guthaben und zur Durchführung des Nutzungsvertrags.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
c) Upload und Verarbeitung historischer Dokumente
Unsere Website ermöglicht es Nutzern, Bilder oder Scans alter deutscher Handschriften, Briefe oder sonstiger historischer Dokumente hochzuladen, um diese automatisiert analysieren, transkribieren, übertragen oder zusammenfassen zu lassen.
Der Nutzer entscheidet selbst, welche Bilder oder Scans er zur Analyse hochlädt. Nutzer sollten nur solche Bilder, Scans oder Dokumente hochladen, zu deren Nutzung und Verarbeitung sie berechtigt sind.
Dabei können insbesondere hochgeladene Bilder oder Scans, Bild- und Dateiinhalte, erkannte Textinhalte, Transkriptionen, Zusammenfassungen, Ergebnisbilder, Vorschaubilder und sonstige vom System erzeugte Ergebnisse verarbeitet werden.
Historische Dokumente können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, Adressen, Unterschriften, familiäre Angaben, Lebensdaten oder sonstige persönliche Informationen über lebende oder verstorbene Personen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, um die vom Nutzer angeforderte Analyse, Transkription, Übertragung oder Zusammenfassung bereitzustellen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.
4. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke notwendig ist.
Zur Sicherstellung des sicheren Betriebs und zur Missbrauchsprävention speichern wir die IP-Adresse des anfragenden Endgeräts in Logfiles für einen begrenzten Zeitraum. Diese Daten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Gründe eine längere Speicherung erforderlich machen.
Hochgeladene Bilder oder Scans werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung der Analyse, zur technischen Bereitstellung des Ergebnisses, zur Anzeige im Kundenkonto oder zur Fehlerbehebung erforderlich ist.
Ergebnisbilder, Vorschaubilder, Transkriptionen, Zusammenfassungen und sonstige erzeugte Ergebnisse können auf unseren bei server4you gehosteten Systemen gespeichert werden, damit der Nutzer diese nach dem KI-Scan ansehen und in seinem Kundenkonto abrufen kann.
Diese gespeicherten Ergebnisse bleiben grundsätzlich gespeichert, solange das Kundenkonto besteht oder bis der Nutzer sie löscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.
Bei Löschung des Kundenkontos werden gespeicherte Briefe, hochgeladene Inhalte, Ergebnisbilder, Transkriptionen, Zusammenfassungen und sonstige erzeugte Ergebnisse gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.
Zahlungs-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
5. Zahlungsabwicklung über Stripe
Beim Erwerb von bezahltem Guthaben verarbeiten wir die für die Bestellung und Abrechnung erforderlichen Daten. Dazu gehören insbesondere E-Mail-Adresse, Kundenkonto, gewähltes Paket, Preis, Zahlungsstatus, Rechnungs- und Buchungsdaten, verbrauchtes und verbleibendes Guthaben sowie technische Zahlungsreferenzen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags, zur Bereitstellung des bezahlten Guthabens, zur Zahlungsabwicklung, zur Rechnungserstellung und zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Zur Abwicklung von Zahlungen verwenden wir den Zahlungsdienstleister Stripe.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist:
Stripe Payments Europe Limited
The One Building
1 Grand Canal Street Lower
Dublin 2
Irland
Je nach gewählter Zahlungsart können Zahlungsdaten an Stripe übermittelt und dort verarbeitet werden. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsbetrag, Zahlungsart, Zahlungsstatus, technische Zahlungskennungen, IP-Adresse und Informationen zur Betrugsprävention gehören.
Die Verarbeitung durch Stripe erfolgt insbesondere zum Zweck der Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden sich in den Datenschutzhinweisen von Stripe.
6. Ihre Rechte nach der DSGVO
6.1 Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, einschließlich der Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger, Speicherdauer und einer Kopie der Daten.
6.2 Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.
6.3 Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Ausnahmen bestehen insbesondere, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht, unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
6.5 Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
6.6 Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO vornehmen, Widerspruch einzulegen.
6.7 Widerrufsrecht von Einwilligungen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
6.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem der Anbieter seinen Sitz hat.
Für Bayern ist dies:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
6.9 Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DSGVO
Sie haben das Recht auf Unterrichtung aller Empfänger bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, soweit dies nicht unmöglich oder unverhältnismäßig ist.
6.10 Rechte bei automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling, Art. 22 DSGVO
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
7. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Die Datenübertragung erfolgt über eine SSL- bzw. TLS-verschlüsselte Verbindung.
8. Nutzung der Website und Gerätezugriffe
Bei der Nutzung unserer Website werden die vom Nutzer übermittelten Daten verarbeitet, insbesondere Bilder oder Scans, die zur Nutzung der Funktionen erforderlich sind.
Ein Zugriff auf Kamera, Fotos oder Dateien Ihres Geräts erfolgt nur, wenn Sie diesen Zugriff selbst über Ihr Gerät oder Ihren Browser erlauben oder eine Datei aktiv hochladen.
9. Datenübermittlung in Drittländer
Sofern Daten an Anbieter außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage gesetzlicher Vorgaben, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.
Ein Restrisiko durch staatliche Zugriffe, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden.
10. KI-gestützte Analyse von Bildern
Unsere Website ermöglicht die Analyse von handgeschriebenen Dokumenten und historischen Briefen mittels künstlicher Intelligenz.
Wenn Sie die Analyse-Funktion nutzen, entscheiden Sie selbst, welche Bilder oder Scans Sie über die Website hochladen. Durch den aktiven Upload des Bildes oder Scans zur Analyse veranlassen Sie die Verarbeitung dieses Inhalts zur Bereitstellung der gewünschten Analyse, Transkription, Übertragung oder Zusammenfassung.
Die hochgeladenen Bilder oder Scans werden zunächst über eine verschlüsselte Verbindung an unsere bei server4you gehosteten Server übertragen und von dort zur Durchführung der Analyse an einen externen KI-Dienst übermittelt.
Eingesetzter KI-Dienstleister ist:
Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird.
Die Bilder oder Scans werden ausschließlich zum Zweck der Analyse verarbeitet. Nach den uns vorliegenden Informationen und vertraglichen Regelungen werden die Daten nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass die übermittelten Bilder oder Scans auf Servern außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO, soweit kein Angemessenheitsbeschluss anwendbar ist.
Auf die Datenverarbeitung durch den eingesetzten KI-Dienst haben wir nur im Rahmen der bestehenden vertraglichen und technischen Möglichkeiten Einfluss.
11. Technische Verarbeitung von KI-Scans
Die im Rahmen von KI-Scans übermittelten Bilder oder Scans werden über eine sicher verschlüsselte Verbindung an unsere Server übermittelt und zur Durchführung der Analyse an den eingesetzten KI-Dienst weitergeleitet.
Eine Speicherung der Bilder, Ergebnisbilder, Vorschaubilder, Transkriptionen, Zusammenfassungen und sonstigen erzeugten Ergebnisse kann auf unseren bei server4you gehosteten Systemen erfolgen, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Ergebnisse nach dem KI-Scan anzuzeigen oder im Kundenkonto bereitzustellen.
12. Keine Verwendung zum KI-Training durch uns
Hochgeladene Bilder oder Scans, erkannte Texte, Transkriptionen, Zusammenfassungen, Ergebnisbilder, Vorschaubilder und sonstige erzeugte Ergebnisse werden von uns nicht verwendet, um eigene KI-Modelle zu trainieren.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Leistung, zur technischen Sicherstellung des Dienstes und, soweit erforderlich, zur Abrechnung und Missbrauchsprävention.
13. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website kann technisch notwendige Cookies oder ähnliche Technologien verwenden, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, insbesondere Login, Kundenkonto, Guthabenverwaltung und Sicherheit.
Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich.
Sofern wir darüber hinaus Cookies oder ähnliche Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken einsetzen, erfolgt dies nur auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung.
14. Analyse- und Trackingdienste
Wir setzen derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste ein.
Sollten künftig Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.
15. Eingesetzte Dienstleister
Für den Betrieb von altebriefe.de setzen wir ausgewählte Dienstleister ein. Das Hosting und die technische Bereitstellung der Website erfolgen über server4you GmbH, Hessen-Homburg-Platz 1, 63452 Hanau, Deutschland. Die KI-gestützte Analyse hochgeladener Bilder oder Scans erfolgt unter Einbindung von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe Payments Europe Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland.
Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht oder der Nutzer nicht ausdrücklich eingewilligt hat.
16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden personenbezogene Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Die KI-gestützte Analyse historischer Dokumente dient ausschließlich der technischen Transkription, Übertragung, Zusammenfassung und Aufbereitung der vom Nutzer hochgeladenen Inhalte.
17. Schlussbestimmungen
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben.
Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.